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マナー講座 ビジネスマナー
Vol.03 「また会いたい」と思わせる取引先訪問術

ビジネスの世界では取引先に訪問する機会がしばしばあります。訪問するときはあなたが会社の代表として見られていることをつねに意識して、スマートな立ち居振る舞いを心がけましょう。

訪問前の下準備 訪問当日のチェックポイント スマートな名刺交換

忘れていませんか?訪問前の下準備

訪問するまでにはきちんとした下準備と段取りが必要です。忘れてはならないのは、「訪問する=先方の貴重な時間を割いていただく」ということ。せっかく時間を割いていただいても、こちらが準備不足でのぞんでは失礼です。たとえ親しい間柄であっても、ビジネスで馴れ合いは禁物。きちんとした手順を踏みましょう。そうした姿勢が信頼感につながります。

● アポイントメントを取る

いきなり訪問するのはマナー違反。先方にも都合があります。必ずアポイントメント(以下=アポ)を取るようにしましょう。


・1週間〜10日程度前を目安に申し込む
最低でも1週間〜10日程度前には申し込むようにしましょう。近くに来たついでに立ち寄りたい場合でも、事前に電話で都合を確認する気づかいを。年末年始の挨拶や転勤・転属の挨拶などではアポは不要ですが、その場合の訪問は手短に。長居は禁物です。


・用件を明確に伝える
アポを取る際は、(1)訪問の目的・用件、(2)所要時間の目安、(3)訪問する人数――を伝えた上で、先方の都合を優先して訪問日時を決めましょう。候補日を2、3あげてもらうと何度もスケジュールをすり合わせる手間が省けます。特に先方から時間の指定がない場合でも、始業時間前後、ランチタイム、休み明けの午前中などの忙しい時間帯は避けるのがマナー。時間は「24時間制」を用いると、より正確に伝えられるでしょう。訪問日までに日数があいた場合は、前日に確認の電話を入れる心づかいを。


● 交通手段・ルート・所要時間の確認

ビジネスにおいて遅刻は厳禁。こちらが面会をお願いしている立場であることを忘れずに。ゆとりを持って行動するようにしましょう。


・交通手段・ルート・所要時間の確認は必須
万が一のときに備えていくつかのルートを検索しておくと、臨機応変な対応が可能です。最寄り駅からの道のりもプリントアウトしておきましょう。


・先方の連絡先をひかえておく
緊急に連絡をしなければならない事態が発生したときに、スムーズに行動するためにも、先方の連絡先は必ずひかえておきましょう。


● 持参するものの確認

当日慌てずに自信を持って面会にのぞめるように、早めの準備を心がけましょう。


・書類
必要な書類を準備します。あらかじめ書類を先方にメールしておけば、先方もそれに合わせて準備ができ、当日スムーズに話が進められます。書類の準備と同時に、当日の話の進め方を整理しておくことも忘れずに。話し忘れや確認漏れを防ぐことにつながります。


・名刺
面識がある人との打ち合わせでも、誰かを紹介される場合があります。多めに用意しておきましょう。名刺は必ず名刺入れに入れておくのがマナー。また、折れていたり、汚れている名刺がないように確認しておきましょう。


・手土産
通常の打ち合わせでは不要ですが、年始回りや中元・歳暮などで手土産を持参する場合は事前に、A.先方部署の人数、B.冷蔵庫の有無、C.営業日――を確認しておきましょう。品物は菓子などの『消えもの』が無難。選ぶポイントは、A.仕事中に簡単に食べられるもの、B.手間がかからない、C.間に合わせのお店で買わない、D.競合会社の商品でないこと――です。ホールケーキや果物など切り分ける必要のあるものは、相手に手間をかけるので、避けた方が良いでしょう。個包装されたクッキーなどがおすすめです。年末休みの前などに手土産を持参する場合は、賞味期限の長いものにする配慮も大切です。


・その他
取引先の知識を頭に入れておくことは最低限のマナーです。こちらからアポをとっておきながら、先方の会社のことを何も知らないのでは話も進みません。最低限、事業内容、経営陣、主な取引先、自社との取引状況ぐらいは頭に入れておきましょう。


訪問当日のチェックポイント

当日を迎えたら、慌てず余裕を持って行動しましょう。身だしなみや立ち居振る舞いに気をつけて、面会相手だけでなく、ほかの社員の目も意識することが肝要です。

● 到着時間

早すぎても遅すぎてもダメ。「予定通り」が先方に迷惑をかけないための暗黙のルールです。


・約束の5分前に受付に到着するのがベスト
先方の貴重な時間を割いていただくのですから、遅刻はあってはならないことです。かといって、到着は早ければ良いというものでもありません。先方にも打ち合わせにのぞむための準備が必要かもしれませんし、先客があるかもしれません。約束の時間通りに挨拶を交わせるよう、受付に約束の5分前に着くというのがベストです。


・やむを得ず遅刻しそうなときは、まず連絡を
交通事情などでやむを得ず遅れそうな場合は、遅れると分かった時点で連絡を入れ、理由と予定到着時間を告げましょう。その際、二重に遅れることを防ぐため、10分ぐらいの遅れになりそうな場合は「20分遅れます」など、少し余裕を持った予定到着時間を告げるように。30分以上遅れそうな場合は、日を改めた方が良いか先方の意向をうかがいましょう。


● 身だしなみ

第一印象は身だしなみで決まると言っても過言ではありません。清潔感のあるシンプルな服装を心がけましょう。


・ジャケットは必須アイテム。強い印象の服装は避けて
露出が多い服や派手すぎるヘアスタイル・メイク、強い香水は好印象を与えません。職種や業界によってはスーツでなくてもOKですが、きちんとした印象を与えるジャケットを羽織ると良いでしょう。スカートの場合は丈に気をつけて。短いスカートでソファに座ったら下着が丸見えだった、ということのないように。膝下丈が原則です。会社によってはスリッパに履き替えることもあるので、脚元も気を抜かないように。素足はもちろん厳禁です。ストッキングを履きましょう。


アッキーの脚元美人ポイント ビジネスでは、脚元まで手入れが行き届いているか否かで、人となりを判断されることが。靴下の穴やストッキングの伝線、靴の汚れ、においにも細心の注意を払いましょう。消臭効果や吸汗性に優れたタイプのストッキングがおすすめです。万が一の伝線に備え、予備を用意しておくことも忘れずに。

・最寄り駅についたら、再度身だしなみのチェックを
最寄り駅のトイレなどを利用し、いま一度身だしなみをチェックするための時間の余裕を持ちましょう。満員電車などで乱れた髪や服装を整えるのはもちろん、汗を抑えたり、化粧崩れを直し、清潔な印象を心がけましょう。コート、マフラー、手袋、帽子などは建物の外で脱いでおくのがマナーです。そのとき、携帯電話の電源も、切るかマナーモードにしておくことを忘れずに。


● 受付で

落ち着いてていねいに、訪問理由を伝えましょう。


受付カウンターがある場合は少し手前で会釈をし、受付カウンターまで歩き、「失礼いたします」と言ってから、A.自分の社名・名前、B.約束時間、C.面会相手の部署名・名前――を明確に伝えましょう。初めてその会社を訪問する場合は名刺を出すと、受付の人にとって取次ぎがしやすくなります。取次ぎ後は指示に従います。受付がない場合は入り口付近の方に取次ぎを依頼しましょう。なお、受付は(会社によっては記名も)部下が行います。たとえ上司に連れられて行く場合でも、速やかに部下である自分が行うように。


● 面会室に通されたら

面会相手が来るまで、最後の準備を抜かりなく行いましょう。


・面会室までの移動中
受付から応接室、会議室、打ち合わせブースなどの面会室へ移動する際は、キョロキョロと社内を見るなど落ち着きのない態度は厳禁。しっかり前を向いて歩きましょう。社内の人とすれ違ったり、オフィスの中を通るときは軽く会釈するか、「失礼します」と挨拶を。


・座る場所
面会室に案内され、席をすすめられたらお礼を言って座りましょう。上座をすすめられたら遠慮なく上座に座るのがマナー。特に席を指示されなかった場合は下座(入り口に一番近い席)に座るように。大きな荷物は脚元に置き、小さな荷物は背中と座席の背もたれの間に置きましょう。名刺は出しやすいところに用意しておくこと。手土産がある場合は袋から出しておきましょう。

---*主な席次*--- 

応接室対面型会議室
円卓型会議室
コの字型会議室補助椅子の場合

・ファーストコンタクト
面会相手が入ってきたらすぐに立ち上がり、挨拶を。初対面の場合はここで名刺交換を行います。手土産は挨拶後に品物の正面を先方に向けて両手で差し出します。また、打ち合わせに入る前に、時間を作っていただいたことに対するお礼を述べることも忘れずに。


・談話中
段取りよく、分かりやすく話を進めるように心がけましょう。決定事項などはその都度復唱し、確認しながら進めるように。灰皿が備え付けられていても、タバコは原則として吸わないこと。お茶を出されたらお礼を述べて。話し中のときは目礼を。先方が口にした、あるいはすすめられたら遠慮なくいただきましょう。何も言われない場合も、まったく口をつけないのはマナー違反。「いただきます」とひと言断っていただくように。カップ類に口紅を残さないように注意して。


・退室
用事が済んだら長居は禁物です。予定時間内に収めるのが原則。基本的には訪問した方から話を切り上げます。ただし、先方の話の腰を折るようなことのないように注意して。予定時間をオーバーしそうなときは、先方のその後の都合をうかがう配慮を。退出する際は、立ち上がってお礼を述べましょう。オフィスの中や受付を通って帰る場合は、ほかの社員にも挨拶を。コートなどは建物を出てから身につけます。帰社後メールなどで再度お礼を伝えることも忘れずに。


スマートな名刺交換をマスターしよう!

名刺交換は初対面の相手とのいわばファーストコンタクトです。このやりとりをスマートに行うことで、グッと第一印象を良くすることができます。名刺は「その人の分身」としてていねいに扱うのが鉄則。いくつかの約束事をおさえておきましょう。

● 名刺交換の約束事

・必ず立って交換する。
・机を挟んで交換するのはNG。机の横に出て行うように。

● 名刺の渡し方

(1)目下の者から、あるいは訪問者から先に名刺を出す。 笑顔でさわやかに。 差し出すのは胸の高さがのぞましい。脇はしめるとキレイです。
(2)文字を相手にとって読みやすい向きにし、自己紹介をしながら両手で渡す。
(3)渡したら「よろしくお願いします」と挨拶して一礼する。

● 名刺の受け取り方

(1)軽く頭を下げ、「ちょうだいいたします」と言って、両手で受け取る。相手の肩書き、名前に指がかからないように持つ。
(2)名刺にサッと目を通し、名前の読み方が分からない場合はその場で確認する。
(3)名刺はすぐにしまわず、面会中は名刺入れの上に置く。相手が複数の場合は、一番役職の高い人の名刺を名刺入れの上に、その他の人の名刺は横に並べる。その時、座席の順に合わせて並べると、名前の間違いを防げる。

● 同時に出した場合

1.  目上の人が受け取るのを待つ、あるいは右手で自分の名刺を持ち左手で受け取る。
2. 受け取った後はすぐに右手を添える。

● 相手が複数の場合

1.  目上の人から順に交換する。
2. お互い複数の場合は、最初に上司同士と部下同士が交換し、その後、上司と部下が交換する。

〔監修者〕高橋 祥子(たかはし さちこ)

月刊誌『Como(コモ)』(主婦の友社発行)副編集長。実際に雑誌を編集している中で手に入れた、女性の役に立つファッション情報を提供し続けています。

雑誌『Como(コモ)』の公式サイト http://mama.shufunotomo.co.jp/

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